P02.01 - Responsable de la protection des renseignements personnels

Critere

Un responsable de la PRP est charge de la mise en oeuvre des politiques, procedures et pratiques en matiere de protection des renseignements personnels.

L'organisation doit demontrer que, si la plus haute autorite ne souhaite pas exercer elle-meme cette fonction, une personne pouvant assumer efficacement ce role a ete designee. La preuve doit fournir le nom du responsable, ses coordonnees, sa description de poste, l'enonce de ses responsabilites et les mecanismes rendant ses coordonnees accessibles publiquement.

Reponse

Conforme - Le responsable de la protection des renseignements personnels est designe formellement, ses coordonnees sont documentees, ses responsabilites sont definies et ses coordonnees sont rendues accessibles publiquement dans PivotDME par la page publique d'information.

Designation formelle

La Direction generale designe la personne suivante comme responsable de la protection des renseignements personnels pour PivotDME et les activites associees.

Description de poste

Le responsable de la PRP supervise la mise en oeuvre des politiques, procedures et pratiques encadrant les renseignements personnels traites dans PivotDME. Il agit comme point de contact principal pour les questions de protection des renseignements personnels, les demandes des personnes concernees, la revue des preuves TGV et la coordination des mesures correctives lorsque des risques ou incidents sont identifies.

Le role couvre les activites applicatives, documentaires et operationnelles liees aux renseignements personnels, incluant les documents de gouvernance, la publication des politiques, la minimisation des preuves, les processus de conservation et de destruction, les registres de confidentialite et la coordination avec les fournisseurs lorsque des renseignements personnels peuvent etre concernes.

Responsabilites

Le responsable de la PRP est charge notamment de:

• maintenir et faire reviser les politiques, procedures et pratiques en matiere de PRP;
• superviser la publication des documents publics obligatoires;
• coordonner les demandes d'acces, de rectification, de retrait ou de portabilite lorsque ces demandes s'appliquent;
• participer a l'evaluation des changements touchant les renseignements personnels;
• assurer la minimisation des renseignements personnels dans les preuves TGV, captures d'ecran et documents transmis a des tiers;
• superviser le traitement et la documentation des incidents de confidentialite;
• maintenir ou faire maintenir les registres requis, incluant les incidents, demandes, fournisseurs et evaluations pertinentes;
• recommander les mesures correctives a la Direction generale;
• valider que les controles applicatifs restent alignes avec les politiques PRP approuvees.

Accessibilite publique des coordonnees

Les coordonnees du responsable de la PRP sont rendues accessibles publiquement par la page d'information de PivotDME:

/info

Cette page publique affiche:

• le nom du responsable PRP;
• le courriel de contact;
• le telephone de contact;
• la liste des documents publics obligatoires disponibles;
• les liens de consultation vers les politiques publiques de confidentialite et de protection des renseignements personnels.

Documents publics rattaches

Les documents publics consultables depuis un lien sur la page de connection sont:

• tgv/criteres/references/P01.03-POL-PRP-001.md - Politique de confidentialite;
• tgv/criteres/references/P01.01-POL-PRP-000.md - Politique de protection des renseignements personnels;
• tgv/criteres/references/P01.02-POL-PRP-002.md - Politique d'encadrement de la protection des renseignements personnels;
• tgv/criteres/references/P01.05-PROC-CYCLE-VIE-RP.md - Politique et procedure du cycle de vie des renseignements personnels;
• tgv/criteres/references/P02.01-PREUVE-RESPONSABLE-PRP.md - Designation du responsable PRP.

Captures d'ecran a joindre

Les captures doivent etre ajoutees separement, anonymisees et nommees selon la convention TGV.

• P02.01-CAP-01.png - Page publique /info affichant le responsable PRP et ses coordonnees.
• P02.01-CAP-02.png - Liste des documents publics disponibles.
• P02.01-CAP-03.png - Exemple de consultation de la politique de confidentialite.

Ecart residuel

Aucun ecart residuel identifie. Les coordonnees et responsabilites du responsable PRP sont documentees et publiees dans l'application.

Note de minimisation

Ce justificatif ne contient aucun renseignement patient reel, aucun secret et aucun journal brut. Les captures et preuves operationnelles rattachees a ce critere doivent etre anonymisees avant transmission.