Politique de confidentialité

1. Objet

La présente politique de confidentialité explique, en termes simples, comment Pivot DME et les processus associés recueillent, utilisent, communiquent, conservent et protègent les renseignements personnels.

Elle vise notamment les renseignements personnels et les renseignements personnels de santé traités dans le cadre des activités cliniques, administratives, techniques et de conformité.

2. Portée

Cette politique s'applique aux renseignements personnels traités par Pivot DME, incluant notamment:

• les renseignements d'identification;
• les coordonnées;
• les renseignements cliniques nécessaires au suivi;
• les renseignements liés aux rendez-vous;
• les documents, formulaires, consentements et communications;
• les renseignements administratifs et de facturation;
• les renseignements liés aux utilisateurs et aux accès;
• les journaux de sécurité, d'audit et d'exploitation lorsque ceux-ci contiennent ou peuvent contenir des renseignements personnels.

3. Renseignements recueillis

Selon le contexte, Pivot DME peut traiter les catégories suivantes de renseignements:

• nom, prénom et identifiants internes;
• coordonnées;
• renseignements nécessaires au dossier clinique;
• notes, évaluations, documents, images ou formulaires cliniques;
• renseignements de rendez-vous et de suivi;
• renseignements de facturation;
• consentements, attestations et preuves de remise;
• traces d'accès, journaux de sécurité et informations techniques nécessaires à la protection du système.

Pivot DME ne doit recueillir que les renseignements nécessaires aux finalités autorisées.

3.1 Identifiants gouvernementaux non recueillis dans l'utilisation normale

Dans le cadre normal de son utilisation clinique et administrative, Pivot DME ne recueille ni ne conserve les identifiants gouvernementaux suivants:

• numéro d'assurance sociale (NAS);
• numéro d'assurance maladie (RAMQ);
• numéro de permis de conduire;
• certificat d'identité électronique;
• tout autre identifiant gouvernemental équivalent.

Ces renseignements ne sont pas nécessaires aux activités cliniques réalisées au sein de l'organisation et ne font pas partie des renseignements personnels que Pivot DME doit prendre en charge dans son utilisation normale.

Les utilisateurs sont informés qu'ils ne doivent pas recueillir, inscrire, téléverser ou consigner ces identifiants dans Pivot DME, sauf si une obligation légale spécifique l'exige et qu'un processus approuvé a été mis en place.

Si une obligation légale future exigeait la collecte d'un tel identifiant, la collecte ne pourrait être autorisée qu'après:

• la mise à jour des politiques et procédures applicables;
• l'information préalable de la personne concernée;
• la justification de la base légale autorisant cette collecte;
• la mise en oeuvre des mesures de sécurité appropriées;
• la documentation du changement dans le dossier de conformité.

4. Finalités d'utilisation

Les renseignements personnels sont utilisés pour:

• offrir et documenter les soins;
• gérer les rendez-vous et suivis;
• maintenir le dossier patient;
• produire les documents, rapports ou communications nécessaires;
• gérer la facturation et les opérations administratives;
• contrôler les accès et protéger l'application;
• journaliser les actions sensibles;
• traiter les demandes d'accès, de correction ou de copie;
• gérer les consentements;
• répondre aux obligations légales, professionnelles, contractuelles ou de certification;
• assurer les sauvegardes, la continuité des opérations et la reprise après sinistre.

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés pour une finalité incompatible ou secondaire non autorisée.

4.1 Information présentée aux utilisateurs

Pivot DME recueille, utilise et conserve des renseignements personnels uniquement dans le but de permettre la prestation sécuritaire de soins de santé et le fonctionnement administratif de l'organisation utilisatrice.

Selon les droits accordés au profil d'utilisateur, ces renseignements peuvent être utilisés notamment pour:

• identifier les patients;
• documenter les évaluations, consultations, diagnostics et traitements;
• planifier et assurer le suivi des soins;
• produire les documents cliniques nécessaires;
• gérer les rendez-vous et les communications avec les patients;
• répondre aux exigences légales, réglementaires et professionnelles;
• assurer la sécurité, la traçabilité et l'audit des accès au système.

Les renseignements personnels ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou dans les cas prévus par la loi.

Pivot DME applique des mécanismes de contrôle des accès, de journalisation, d'authentification forte et de chiffrement afin de protéger ces renseignements contre tout accès, utilisation, modification ou divulgation non autorisés.

Chaque utilisateur est responsable d'utiliser uniquement les renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions et conformément aux politiques de son organisation.

Pour toute question concernant la protection des renseignements personnels, l'utilisateur peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels indiqué à la section 13.

5. Consentement et information

Lorsque requis, le consentement de la personne concernée est obtenu directement ou attesté par un utilisateur autorisé.

Les consentements, attestations ou preuves peuvent être consignés dans Pivot DME ou conservés sous forme documentaire selon le processus applicable.

Lorsqu'un renseignement ne provient pas directement de la personne concernée, sa provenance doit être documentée lorsque le contexte l'exige.

6. Communication à des tiers

Les renseignements personnels ne sont communiqués à des tiers que lorsque cela est nécessaire et autorisé, par exemple:

• pour fournir les soins ou services demandés;
• pour respecter une obligation légale ou professionnelle;
• pour soutenir l'exploitation sécurisée de Pivot DME;
• pour réaliser des validations, audits ou tests de sécurité encadrés;
• pour assurer la continuité des opérations ou la reprise après sinistre.

Tout fournisseur, consultant ou tiers doit agir dans une portée limitée et respecter les exigences de confidentialité applicables.

7. Sécurité

Pivot DME applique des mesures de protection proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment:

• authentification des utilisateurs;
• contrôle des accès par rôles et privilèges;
• authentification multifacteur lorsque requise;
• verrouillage de session;
• limitation des accès aux modules sensibles;
• journalisation des actions sensibles;
• sauvegardes et mesures de reprise;
• restrictions d'accès réseau ou environnementales lorsque applicable;
• validation serveur des opérations sensibles.

Les utilisateurs doivent protéger leur session, verrouiller leur écran lorsqu'ils s'éloignent et se déconnecter après utilisation.

8. Conservation

Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour:

• les soins et suivis;
• les obligations professionnelles et légales;
• la facturation et les obligations administratives;
• la sécurité, l'audit et la preuve;
• la sauvegarde et la reprise après sinistre.

Lorsque la conservation n'est plus justifiée, les renseignements doivent être retirés, archivés, détruits ou rendus inaccessibles selon le processus applicable et les obligations en vigueur.

9. Droits des personnes concernées

Sous réserve des limites applicables, une personne concernée peut demander:

• l'accès à ses renseignements personnels;
• une copie de ses renseignements;
• la correction de renseignements inexacts ou incomplets;
• la portabilité de certains renseignements lorsque applicable;
• la désindexation ou le retrait dans les cas prévus;
• des informations sur l'utilisation de ses renseignements.

Avant de traiter une demande, l'identité de la personne et la portée de la demande doivent être vérifiées.

10. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité peut inclure notamment:

• un accès non autorisé;
• une utilisation non conforme;
• une perte;
• une divulgation accidentelle;
• une tentative d'intrusion;
• une erreur humaine ayant un impact sur des renseignements personnels.

Tout incident doit être signalé au responsable de la protection des renseignements personnels. L'incident est évalué, documenté et traité selon le processus applicable. Lorsque requis, les personnes concernées, les autorités compétentes ou le bureau de certification sont avisés.

11. Témoins, traces techniques et journaux

Pivot DME peut utiliser des mécanismes techniques nécessaires au fonctionnement sécuritaire de l'application, notamment des sessions, journaux techniques et traces d'audit.

Ces éléments servent à:

• maintenir la session;
• prévenir les accès non autorisés;
• diagnostiquer des problèmes;
• vérifier les actions sensibles;
• répondre aux obligations de sécurité et de conformité.

Ces informations ne doivent pas être utilisées pour une surveillance incompatible avec les finalités autorisées.

12. Intelligence artificielle et traitements automatisés

Lorsque des fonctions d'aide, d'analyse ou d'intelligence artificielle sont utilisées, elles doivent respecter:

• la finalité autorisée;
• la minimisation des renseignements;
• la confidentialité;
• la validation humaine lorsque requise;
• l'absence d'utilisation secondaire non approuvée.

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés pour entraîner un modèle ou alimenter un service externe non autorisé.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels supervise l'application de la présente politique, la gestion des demandes, les incidents et les mises à jour documentaires.

Coordonnées:

• Nom: Fabien Lavoie
• Titre: Directeur médical
• Courriel: [email protected]
• Téléphone: (418)653-2226 poste 230
• Adresse postale ou canal officiel: 945 marguerite bourgeoys, Québec, QC, G1S 3X6

13.1 Parties prenantes

Les utilisateurs sont informes des principales parties prenantes associees au produit et aux traitements de renseignements personnels:

14. Mise à jour de la politique

Cette politique est révisée:

• au moins annuellement;
• lors d'un changement important à Pivot DME;
• lors d'un changement légal ou réglementaire;
• après un incident significatif;
• avant une remise majeure de certification lorsque requis.

La version publiée doit être facilement accessible aux utilisateurs ou transmise par un moyen approprié.

15. Documents liés

• tgv/criteres/references/P01.01-POL-PRP-000.md
• tgv/criteres/references/P01.02-POL-PRP-002.md
• docs/final/04-Dossier-TGV.md
• docs/final/07-Dossier-Securite.md
• docs/modules/security_access.md
• docs/modules/patient_data_requests.md
• docs/modules/security_incidents.md

16. Historique